Um in Deutschland selbstständig tätig sein zu können, benötigen Sie eine Steuernummer. Diese ist notwendig, um Rechnungen stellen und um Erträge aus Ihrer unternehmerischen Tätigkeit versteuern zu können.

Um die Steuernummer zu erhalten, ist die Abgabe eines Formulars beim örtlichen Finanzamt nötig. Dieses Formular bezeichnet man als Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Der Fragebogen muss vor Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit ausgefüllt und eingereicht werden.

Die Pflicht zur Abgabe des steuerlichen Erfassungsbogens besteht für alle Selbstständigen – unabhängig von Art und Umfang der selbstständigen Tätigkeit (haupt- oder nebenberuflich) oder Unternehmensform.
Der Erfassungsbogen muss somit von Freiberuflern und (Klein-)Gewerbetreibenden genauso ausgefüllt werden wie von Gründern einer GmbH, GmbH & Co. KG, AG, GbR, OHG, KG oder e.K.

Auch wer privat eine Photovoltaikanlage betreibt, hat den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen, weil Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb erzielt werden. Das Finanzamt schätzt auf Grundlage dieser Angaben die Höhe der Steuern und Steuervorauszahlungen ein.

Mit dem Erfassungsbogen können Sie bei Bedarf auch die Kleinunternehmerregelung beantragen.

Kurz gesagt: Nicht zu hoch und nicht zu tief! Gehen Sie hier unbedingt realistisch und konservativ vor. Denn die Prognose Ihrer Angabe wirkt sich unter anderem auf Ihre Steuervorauszahlungen aus.

Zu gering geschätzte Einnahmen können dazu führen, dass Sie im Nachhinein eine hohe Steuernachzahlung leisten müssen.
Schätzen Sie Ihre Einnahmen deutlich zu hoch, führt dies zu hohen Steuervorauszahlungen, die Sie unter Umständen nicht begleichen können, weil der entsprechende Umsatz fehlt.

Natürliche und juristische Personen sowie Personengesellschaften sind verpflichtet, innerhalb eines Monats nach der Eröffnung eines Gewerbebetriebes bzw. einer Betriebsstätte den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ dem zuständigen Finanzamt auf elektronischem Weg zu übermitteln.

Die Steuernummer für Unternehmen und selbstständige Tätigkeiten muss seit dem 1. Januar 2021 elektronisch mit Hilfe des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung beantragt werden.

Für eine elektronische Übermittlung haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Sie nutzen den kostenlosen Online-Service von Lexware, dem deutschen Marktführer für kaufmännische Software.

Nachdem Sie uns alle Daten für den Steuerlichen Erfassungsbogen mitgeteilt haben, erstellen wir einen ELSTER-Account für Sie, senden Ihnen den Zugang, und Sie können Ihre Steuernummer beantragen.

2. Sie nutzen ELSTER, den Online-Dienst der deutschen Finanzämter.

Um ELSTER nutzen zu können, benötigen Sie eine ELSTER-Zertifikatsdatei. Diese erhalten Sie, indem Sie sich online auf dem ELSTER-Portal registrieren. Sie erhalten dann per E-Mail und per Post Ihre Nutzerdaten (darunter eine Zertifikatsdatei), mit denen Sie sich bei ELSTER online einloggen können. Um sich in Elster einzuwählen, benötigen Sie immer wieder Ihre Zertifikatsdatei.

Den Steuerlichen Erfassungsbogen mit dem kostenlosen Online-Service von Lexware zu versenden, hat viele Vorteile für Sie:

• Wir haben den Bogen in ein einfach verständliches Online-Interview übersetzt
• Sie können den Bogen bequem online ausfüllen
• Sie können den Erfassungsbogen online versenden, ohne sich bei ELSTER, dem Online-Portal der deutschen Finanzämter, registrieren zu müssen. Das übernehmen wir für Sie und senden Ihnen die Zugangsdaten zu, damit Sie schnell Ihre Steuernummer beantragen können.

Nein, seit 2021 ist die Abgabe des Steuerlichen Erfassungsbogens nur noch in elektronischer Form möglich. Sollten Sie im Netz noch PDF-Versionen des alten Papiervordrucks finden, sind diese veraltet.

Bei Steuerdaten handelt es sich um sehr sensible Daten. Aus diesem Grund gibt es das Elster-Zertifikat: Anhand dieses elektronischen Schlüssels kann das Finanzamt zweifelsfrei feststellen, von wem die eingegangenen Steuerdaten stammen. Solch eine digitale Identifikation hat also einen ähnlichen Wert wie eine Unterschrift – sie ist ein Unikat. Die Signatur kann für Privatpersonen, aber auch für Unternehmen ausgestellt werden.

Das Antragsverfahren für die elektronische Signatur ist relativ kompliziert und langwierig, daher sollten Sie sich rechtzeitig um eine Registrierung bemühen. Es kann bis zu 14 Tage dauern, bis Sie Ihr Zertifikat aktivieren und Ihre elektronische Steuererklärung damit verschlüsseln können.

Auf „elster.de“, dem offiziellen Portal der Finanzämter für Bund und Länder, können Sie sich für das Verfahren anmelden. Die Anmeldung erfolgt in mehreren Schritten. Aus diesem Grund kann der Prozess bis zu 14 Tage dauern.

1. Online-Registrierung
   Zur Abgabe Ihrer Steuererklärung registrieren Sie sich unter www.elster.de. Mit Ihrer persönlichen Identifikationsnummer. Diese finden Sie oben links auf der ersten Seite Ihres Einkommensteuerbescheids.
   
   Alternativ können Sie diese unter www.identifikationsmerkmal.de anfordern. Im Rahmen der Registrierung müssen Sie eine Sicherheitsabfrage beantworten.
   
   Diese dient zu Ihrer späteren Identifizierung, falls Sie Ihr Benutzerkonto löschen möchten. Die Antwort auf die Sicherheitsabfrage sollten nur Sie kennen. Sie sollte an keine andere Person weitergegeben werden.
2. Erste Bestätigungs-E-Mail
   Nach dem Senden der Daten empfangen Sie eine erste E-Mail, deren Zustellung Sie bestätigen müssen.
3. Zweite Bestätigungs-E-Mail & Aktivierungscode per Post
   Anschließend erhalten Sie eine zweite E-Mail mit einer Aktivierungs-ID sowie per Brief-Post einen Aktivierungs-Code. Dieser wird von der Steuerverwaltung Ihres Landes an die Adresse verschickt, die den Meldebehörden bekannt ist. Der Postversand erfolgt binnen weniger Tage. Sobald Ihnen beide Aktivierungsdaten vorliegen, können Sie mit der Registrierung fortfahren.
4. Online-Eingabe des Aktivierungs-Codes
   Klicken Sie auf den Link aus der zweiten E-Mail und geben Sie dann die Aktivierungs-ID aus der E-Mail und den Aktivierungs-Code aus dem Brief ein.
5. Passwort-Vergabe
   Im nächsten Schritt vergeben Sie ein persönliches Passwort für die Nutzung von Mein ELSTER. Klicken Sie auf „Erstellen“, um Ihre Zertifikatsdatei im nächsten Schritt herunterladen zu können. Ihre persönliche Zertifikatsdatei erkennen Sie an der Endung .pfx und wird standardmäßig im Download-Verzeichnis Ihres Browsers gespeichert.
   
   Dieser Vorgang kann je nach Internet-Anbindung mehrere Minuten dauern. Haben Sie daher bitte Geduld und brechen Sie den Vorgang nicht ab!
6. Sicherungskopie
   Bitte erstellen Sie eine Sicherungskopie der Datei und speichern diese in einem Ihnen bekannten Ordner des Dateisystems. Wir empfehlen Ihnen, zusätzlich eine weitere Kopie der Zertifikatsdatei auf einem Stick abzuspeichern, da die Zertifikatsdatei nicht wiederhergestellt werden kann. Bitte beachten Sie zudem, dass das von Ihnen vergebene Passwort nicht zurückgesetzt werden kann!
7. Log-in zur Aktivierung des Accounts
   Führen Sie nun das erstmalige Log-in bei Mein ELSTER aus und vervollständigen Sie Ihr Profil. Erst mit diesem Schritt ist die Registrierung vollständig abgeschlossen.
   Beachten Sie bitte, dass der gesamte Registrierungsprozess innerhalb von 100 Tagen abgeschlossen werden muss!

Je nach Auslastung Ihres lokalen Finanzamts sowie ggf. saisonalen Effekten (z.B. Sommerferien) kann die Bearbeitungszeit stark variieren.

Wir empfehlen, eine Bearbeitungszeit von drei bis sechs Wochen ab dem Zeitpunkt der Übermittlung Ihres Erfassungsbogens einzuplanen. Aus diesem Grund raten wir Ihnen, sich frühzeitig um die Beantragung der Steuernummer zu kümmern.